Aus jeder Kundenanfrageein fertiger Auftrag.ein fertiger Auftrag.

Für jeden Betrieb, der Kundenanfragen per E-Mail bekommt – vom Handwerksbetrieb über Hausverwaltungen und Werkstätten bis zum Dienstleister. Bei der Einrichtung beschreiben Sie Ihren Betrieb in zwei, drei Sätzen (oder nennen Ihre Website). Die KI schlägt daraus Ihre Leistungen, die Angaben, die sie bei Kunden erfragen soll, und die typischen Unterlagen vor. Sie prüfen und ändern alles, bevor es losgeht.

Etwa 10 Minuten. FallFlow führt Sie Schritt für Schritt durch Firmendaten, Ihren Betrieb, Ihre Texte und Formulare, Termine und die Verbindung mit Ihrem E-Mail-Postfach.

Nein. Ihre Texte. Ihre Formulare. Ihre Entscheidung. Sie legen für jede Ihrer Leistungen selbst fest, was in der Antwort steht, jeweils mit Ihren eigenen PDF-Formularen. FallFlow erkennt, um welche Leistung es geht, und verschickt genau diesen Text. Alles Individuelle – Fragen zu Preisen, Notfälle, Reklamationen, Sonderwünsche oder Leistungen, die Sie nicht hinterlegt haben – beantwortet die KI nicht; diese Anfragen landen bei Ihnen, und Sie antworten persönlich. Welche Themen Sie immer selbst beantworten, legen Sie im Betriebsprofil fest. Wenn Sie möchten, schalten Sie die automatischen Antworten ganz ab.

Nein. FallFlow ersetzt weder ein CRM noch Ihre Branchensoftware. Es konzentriert sich auf einen Schritt: aus einer Kundenanfrage einen vollständig vorbereiteten Auftrag zu machen, den Sie anschließend in Ihrem gewohnten Ablauf weiterbearbeiten.

Ein Chatbot beantwortet nur Fragen – das macht bei FallFlow der Website-Chat. Der Kern ist aber die E-Mail-Bearbeitung: FallFlow erkennt Angaben in der Anfrage, fordert nur Fehlendes an, fordert Unterlagen an, prüft die Vollständigkeit und legt die fertige Fallakte an. Es erfindet keine Angaben und nennt keine Preise.

Ja. Verbinden Sie Ihre WhatsApp-Business-Nummer, beantwortet die KI auch WhatsApp-Nachrichten – Schritt für Schritt, mit den Fragen, die Sie auf der Seite „WhatsApp-Fragen“ festlegen; Fotos landen direkt in der Fallakte. Antworten Sie selbst im Chat, hält sich die KI dort zurück. Der Telefon-Assistent (ab Tarif Pro, bald verfügbar) nimmt Anrufe an, wenn Sie nicht rangehen (per Rufumleitung auf Ihre Assistenten-Nummer), weist darauf hin, dass eine KI spricht, und legt den Fall an. Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

Ja. Das Chat-Widget wird mit einem kleinen Script-Tag in Ihre bestehende Website eingebunden. Ihre Seite muss dafür nicht neu aufgebaut werden.

Kunden schicken ausgefüllte Formulare, Fotos oder andere Unterlagen einfach als Antwort auf die E-Mail. FallFlow ordnet sie dem richtigen Fall zu, prüft ausgefüllte Formulare und übernimmt die eingetragenen Angaben in die Fallakte. Übernommen werden PDF, JPG, PNG und WebP bis 10 MB; bei anderen Dateien (z. B. iPhone-Fotos im HEIC-Format) zeigt die Fallakte einen Hinweis. Die Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nur für Mitarbeiter Ihres Betriebs abrufbar – es gibt keine öffentlichen Datei-Links.

Ja. Auf E-Mail-Anfragen schickt FallFlow die von Ihnen hinterlegte Nachricht je Leistung inklusive passender PDF-Vorlage und fragt nach den Angaben, die noch fehlen – so liest es sich wie eine echte Antwort aus Ihrem Betrieb. Im Website-Chat beantwortet die KI Fragen von Besuchern zu Ihren Leistungen; für Anfragen und Termine verweist sie auf Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Ist die gewünschte Leistung unklar, stellt der Kunde eine Frage oder geht es um ein Thema, das Sie selbst beantworten (z. B. Preise, Notfälle), antwortet die KI bewusst nicht – die Mail erscheint im Posteingang unter „Aufmerksamkeit benötigt“. Automatische Antworten lassen sich jederzeit abschalten.

Ja. Unter „KI-Assistent → Ihr Betrieb“ legen Sie Ihre Leistungen, die Angaben, die der Assistent erfragt (Pflicht oder optional), die Unterlagen und die Themen fest, bei denen Sie selbst antworten. Unter „Vorlagen & Nachrichten“ wählen Sie je Leistung Nachrichtentext, PDF-Vorlagen und die Unterlagen, die der Kunde schicken soll.

Ja. Sind alle Angaben da, bekommt der Kunde einen Link zu Ihren freien Terminen und wählt selbst – belegte Zeiten aus Ihrem Outlook-Kalender bleiben frei. Sie bestätigen den Termin oder lassen FallFlow das automatisch tun. Am Vortag bekommt der Kunde eine kurze Erinnerung.

Ja. Schreibt ein Kunde z. B. auf Englisch, Türkisch oder Polnisch, gehen die automatischen Antworten in seiner Sprache raus. Im Fall lassen Sie sich seine Nachrichten auf Deutsch anzeigen und antworten selbst auf Deutsch – FallFlow übersetzt.

Nein. Preise nennt FallFlow nur, wenn sie in Ihrer Preisliste unter „Wissen & Preise“ stehen – in Antworten wie in Angebots-Entwürfen. Fehlt ein Preis, bleibt die Stelle leer und Sie tragen ihn selbst ein.

Die Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank (Supabase) gespeichert, jeder Betrieb sieht ausschließlich die eigenen Daten. Details stehen in der Datenschutzerklärung.